Cara Melatih Umpan Balik Yang Baik

Interpersonal skill adalah kemampuan yang dimiliki setiap individu dalam mengenali, memahami, berhadapan, maupun berinteraksi kepada orang lain, baik secara individu maupun kelompok. Interpersonal skill memiliki peran sebagai pendamping dari hard skill atau biasa disebut soft skill. Soft skill yang dalam konteks bahasan interpersonal skill biasanya mengutamakan bagaimana sikap kita dalam berinteraksi dengan orang lain.

Dalam bahasan ini, kita berperan sebagai pemberi informasi atau informan dari orang lain. Sebagai informan, kita harus memposisikan diri terhadap lawan bicara kita. Pokok bahasan yang dapat diberikan mulai dari kesamaan hobi atau bidang yang digemari dari penerima informasi. Akan tetapi, dalam interpersonal skill kita tidak selalu menjadi seorang informan. Ada kalanya kita menjadi seorang penerima informasi dari orang lain. Mengingat definisi dari interaksi yang melibatkan pemberi/informan dengan penerima informasi proses interaksi tersebut. Tentunya ada beberapa sikap yang harus kita pelajari ketika menjadi penerima informasi. Sikap seorang penerima informasi biasa disebut dengan umpan balik (feedback).

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan mengenai perilaku, informasi, bahkan kinerja seseorang melalui bantuan orang lain. Dalam memberikan umpan balik ini, memiliki dampak masing-masing dari individu yang dituju. Dampak dari umpan balik ini dapat berupa peningkatan perilaku/kinerja seseorang atau sebaliknya. Dalam dunia kerja, umpan balik ini cukup berperan dalam suatu perusahaan. Penyampaian umpan balik yang tidak sesuai, dapat membuat kinerja seseorang menurun. Lalu, bagaimana cara kita memberikan umpan balik yang baik kepada seseorang? Dapatkah kita melatih kemampuan dalam memberikan umpan balik kepada seseorang? Dikarenakan umpan balik ini merupakan bagian dari interpersonal skill, kita dapat melatih kemampuan umpan balik tersebut. Berikut adalah beberapa cara untuk melatih umpan balik kepada seseorang.

1. Mengontrol Emosi

Kontrol emosi dalam diri menjadi salah satu pengaruh memberikan umpan balik kepada orang lain. Apabila kita memberikan umpan balik saat suasana hati sedang senang atau stabil, maka umpan balik yang akan kita kemukakan akan lebih mudah diterima oleh orang lain. Sebaliknya, apabila suasana hati tidak stabil, umpan balik terhadap orang lain akan mudah diterima sebagai sebuah kritikan pedas yang sifatnya menjatuhkan orang lain. Maka dari itu, sangat disarankan untuk memberikan umpan balik dalam suasana hati yang stabil.

Apabila umpan balik terpikirkan saat suasana hati yang tidak stabil, sebaiknya memberikan umpan balik pada lain waktu. Apabila kita khawatir melupakan umpan balik yang akan kita berikan, alangkah baiknya mencatat umpan balik tersebut sehingga kita dapat menyampaikan kembali dengan suasana dan tata bahasa yang baik.

2. Melakukan secara tertutup

Maksud dari kalimat tersebut adalah untuk melindungi privasi antar individu di dalamnya. Sikap ini ditujukan untuk menghormati pihak yang akan menerima umpan balik dari kita dan menghindari kesan kritikan pada publik. Cara ini lebih efektif untuk menyampaikan umpan balik kepada penerima umpan balik tersebut.

3. Menilai berdasarkan kinerja bukan pribadi seseorang

Tujuan dari adanya umpan balik adalah untuk meningkatkan kinerja maupun perilaku dari seseorang tanpa melihat latar belakang dari orang tersebut. Apabila seseorang menerima hal tersebut, orang tersebut akan memberikan sikap defensif dan kedepannya akan sulit diajak berdiskusi secara sehat.

4. Spesifik

Dalam menyampaikan umpan balik harus memberikan alasan spesifik pada setiap bahasannya. Menyampaikan secara detail, dapat membuat penerima lebih memahami maksud dari umpan balik yang disampaikan. Hal ini dilakukan pada umpan balik secara positif maupun negatif.

5. Tepat Waktu

Waktu adalah salah satu faktor yang penting dalam menyampaikan umpan balik kepada sesorang. Dalam hal ini, kita harus dapat melihat suasana hati/waktu yang tepat untuk memberikan umpan balik tersebut. Alasannya, apabila diberikan pada waktu yang kurang tepat, penerima akan menganggap umpan balik tersebut sebagai kritikan pedas terhadapnya.

6. Tenang

Dalam menyampaikan feedback, kita sebagai pemberi informasi harus dalam keadaan tenang. Dikarenakan apabila penyampaian dalam keadaan yang tidak tenang, nantinya pemikiran dan emosi yang kita rasakan akan bercampur aduk sehingga penerima mungkin saja akan menerima sebuah kritikan bukan sebuah feedback.

7. Memberi kesempatan penerima dalam merespon

Selain memberi umpan balik, kita juga harus memberikan kesempatan penerima merespon umpan balik yang kita berikan. Berikan penerima kesempatan untuk mengungkapkan pendapat atau menanyakan klarifikasi kasus.

Setelah menyampaikan umpan baik, sebaiknya kita melupakan kesalahan seseorang dan berharap penerima dapat termotivasi menjadi lebih baik setelah menerima feedback tersebut. Hal ini akan membuat penerima merasa lebih dihargai dan tidak terpantau secara terus menerus.

Apabila hal ini ditujukan untuk sebuah organisasi atau perusahaan, kita dapat melakukan manajamen kinerja dan penilaian secara berkala kepada karyawan. Selain itu pastikan diri kita dapat memposisikan diri sebagai penerima juga sehingga umpan balik tersebut dapat terorganisir secara baik.